Najkrócej rzecz ujmując, syndyk jest organem postępowania upadłościowego. Do jego powołania dochodzi w postanowieniu sądu o ogłoszeniu upadłości. Nie występuje on zatem w postępowaniu w przedmiocie ogłoszenia upadłości, w którym to sąd dopiero bada zasadność wniosku upadłościowego. Na tym etapie może – acz nie musi – pojawić się za to organ w postaci tymczasowego nadzorcy sądowego, ustanawiany w celu zabezpieczenia majątku dłużnika. Jego kompetencje są jednak dalece węższe od uprawnień i zadań syndyka. Przede wszystkim ustanowienie tymczasowego nadzorcy sądowego, w przeciwieństwie do ustanowienia syndyka, nie pozbawia dłużnika zarządu nad własnym majątkiem.
Choć przepisy ustawy nie wymagają, aby osoba, która w postępowaniu w przedmiocie ogłoszenia upadłości pełniła funkcję tymczasowego nadzorcy sądowego, była wyznaczana syndykiem w postępowaniu upadłościowym, to taką właśnie praktykę przyjęły sądy. Wzięła się ona z przekonania, że skoro dana osoba zapoznała się z sytuacją dłużnika na etapie postępowania w przedmiocie ogłoszenia upadłości, to sprawniej będzie mogła przystąpić do wykonywania funkcji syndyka po ogłoszeniu upadłości. I na ogół jest to prawda. Zdarza się jednak, że współpraca dłużnika z nadzorcą – z jakichkolwiek przyczyn – nie układa się dobrze. Wówczas warto poinformować o tym sąd i wnieść o to, aby w razie ogłoszenia upadłości dotychczasowy nadzorca nie został wyznaczony syndykiem. Spory na linii syndyk – upadły prowadziłyby tylko do wydłużenia postępowania i obniżenia poziomu zaspokojenia wierzycieli. Ponadto reguła, że tymczasowy nadzorca sądowy jest wyznaczany następnie syndykiem nie działa również wtedy, gdy sąd poleci nadzorcy przygotowanie sprawozdania ze stanu finansowe dłużnika, które wprawdzie jest sporządzane, lecz w sposób niedbały i mało profesjonalny.
Do pełnienia funkcji syndyka może zostać powołana wyłącznie osoba posiadająca licencję doradcy restrukturyzacyjnego lub spółka handlowa, której wspólnicy ponoszący odpowiedzialność za jej zobowiązania bez ograniczenia całym swoim majątkiem albo członkowie zarządu posiadają licencję doradcy restrukturyzacyjnego. Dnia 1 stycznia 2020 r. wejdą w życie przepisy o kwalifikowanym doradcy restrukturyzacyjnym, które w przypadku postępowań upadłościowych wybranych kategorii dłużników będą wymagać, aby osoba wyznaczana w nich syndykiem miała licencję tzw. kwalifikowanego doradcy restrukturyzacyjnego. Dotyczyć to będzie upadłości dłużników zatrudniających znaczną liczbę pracowników, posiadających ogromny majątek, czy też mających szczególne znaczenie dla gospodarki państwa.
Syndykiem nie może zostać osoba, która jest wierzycielem lub dłużnikiem upadłego, a także członkiem rodziny wierzyciela lub dłużnika upadłego. Ponadto funkcji tej nie może sprawować osoba, która wchodziła w skład organów upadłego lub spółki z nim powiązanej, była jego prokurentem, była przez niego zatrudniona albo posiadała jego akcje lub udziały. Syndykiem nie może być także osoba, która w postępowaniu restrukturyzacyjnym dłużnika pełniła funkcję nadzorcy lub zarządcy.
Podstawowymi zadaniami syndyka są objęcie majątku upadłego, zarządzanie nim, zabezpieczenie go przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub zabraniem go przez osoby postronne oraz przystąpienie do jego likwidacji. Tak więc, ostatecznie syndyk ma doprowadzić do upłynnienia majątku upadłego (stanowiącego od chwili ogłoszenia upadłości masę upadłości), aby z pozyskanych środków możliwe było wykonanie planu podziału, czyli zaspokojenie wierzycieli. Zanim jednak do tego dojdzie, na syndyku spoczywa szereg innych powinności. Jest on chociażby odpowiedzialny za sprawozdawczość upadłego, a to oznacza m.in. konieczność sporządzania corocznych sprawozdań finansowych. Co więcej, jeśli syndyk zdecyduje się dalej prowadzić przedsiębiorstwo upadłego (zamiast od razu je wygasić; przy czym na prowadzenie powyżej 3 miesięcy musi uzyskać zgodę rady wierzycieli), wówczas będzie musiał w istocie sprostać tym wszystkim wyzwaniom, z którymi przed ogłoszeniem upadłości mierzył się zarząd upadłego.
Po ogłoszeniu upadłości wszelkie postępowania sądowe, administracyjne lub sądowoadministracyjne dotyczące masy upadłości mogą być wszczynane i prowadzone wyłącznie przez syndyka albo przeciwko niemu. W praktyce oznacza to, że np. jeśli syndyk zdecyduje się dochodzić na drodze sądowej wierzytelności przysługującej upadłemu, to w pozwie jako powoda wskaże siebie, a nie upadłego. Tak też powoda oznaczy sąd w wyroku. Dodać warto, że oznaczenie syndyka nie powinno obejmować jego imienia i nazwiska. Chodzi o samo oznaczenie: „syndyk masy upadłości X sp. z o.o. w upadłości z siedzibą w Warszawie”. Jeśli sąd w wyroku oznaczyłby powoda jako „Jan Kowalski syndyk masy upadłości X sp. z o.o. w upadłości z siedzibą w Warszawie”, wówczas należałoby złożyć wniosek o jego sprostowanie.
Za sprawowaną funkcję syndykowi należy się wynagrodzenie. Sąd ustala je w oparciu o pięć części składowych. Są to: część zależna od sumy wypłaconej wierzycielom w ramach wykonania planów podziału, część zależna od liczby pracowników zatrudnianych w dniu ogłoszenia upadłości, część zależna od liczby wierzycieli biorących udział w postępowaniu, część zależna od czasu trwania postępowania oraz część zależna od stopnia trudności postępowania i jego efektywności. W 2019 r. minimalne wynagrodzenie syndyka za przeprowadzenie całego postępowania upadłościowego wynosi 9.643,60 zł, zaś maksymalne 1.253.668,00 zł. Rozpiętość jest jak widać ogromna. Musi ona bowiem uwzględniać zarówno upadłość niewielkich przedsiębiorców (w tym jednoosobowych działalności gospodarczych), jak i podmiotów o tysiącach wierzycieli i gigantycznym majątku. A postępowania potrafią ciągnąć się latami. Rekordowe pamiętają początki tego tysiąclecia.